Has terminado de estudiar y quieres montar tu propia empresa, pero ¿por dónde empezar?
Cuántas veces la experiencia profesional no es suficiente para dirigir correctamente un gabinete auditivo y provoca el «fracaso» empresarial por no saber gestionar el centro de trabajo. Se habla mucho de formación y poco de cómo, a nivel empresarial, fomentar unas correctas compras o desarrollar un marketing adecuado para con tu negocio. A continuación, te asesoraremos acerca de ciertos puntos que debes tener en cuenta para gestionar tu centro auditivo de forma acertada y productiva.
Para gestionar un gabinete necesitamos conocer la legislación sobre las regulaciones establecidas en materia de salud auditiva, siendo las normas autonómicas las que instauran las bases generales sobre la autorización de gabinetes de audiología protésica. Se exige que se tengan unos métodos de trabajo para corregir la pérdida auditiva a través de la adaptación de prótesis, conocidos como PNT’s, y serían los siguientes:
Análisis de audición: pruebas que se le van a realizar a los pacientes y qué medidas de trabajo se van a tomar en el gabinete de audición.
Compra de productos: se remite a la forma en la que se gestionan la recepción y envío de los audífonos, especificando de qué manera se produce esto.
Adaptación de audífonos: cuánto tiempo emplearemos en ella para gestionar también la duración de la sesión con cada paciente.
Para gestionar un gabinete necesitamos conocer la legislación sobre las regulaciones establecidas en materia de salud auditiva.
Entrega al cliente: se debe de reflejar qué materiales y qué tipo de documentos se le dan al usuario acerca de la adaptación y qué funcionalidad tiene para evitar conflictos por falta de comprensión.
Verificación de la adaptación: siempre se debe comprobar que el cliente está adecuadamente adaptado y para esto se deben tomar notas de qué medios usamos, las visitas marcadas y guiadas, etc.
Información al cliente del manejo de los audífonos: se debe detallar qué recomendaciones de uso damos a nuestros pacientes a la hora de la adaptación y para el adecuado mantenimiento de sus prótesis de audición.
Cita para revisión: se debe tener un calendario de visitas para poder realizar una adaptación de los audífonos satisfactoria a nuestros pacientes, y se debe anotar qué se realiza en cada sesión.
Mantenimiento del gabinete: es conveniente que el paciente vea el procedimiento de limpieza y desinfección del gabinete entre pacientes.
Mantenimiento y limpieza de los instrumentos: cuando se realizan pruebas audiológicas se usan ciertos equipos específicos que siempre deben estar calibrados y funcionando correctamente para que los resultados de las pruebas sean seguros y fiables. Se establece por ley que deben ser calibrados una vez al año.
Limpieza del establecimiento: hay que llevar un control de la limpieza de nuestra tienda. Un centro auditivo no deja de ser un centro sanitario y como tal, debe ofrecer unas condiciones higiénicas adecuadas.
Higiene del personal: en este apartado se recuerda que hay que acudir al puesto de trabajo aseados y cuidando la imagen personal.
El coste de producción es aquel que se necesita para generar bienes y está relacionado con el producto a fabricar.
1. Costes de producción
Un aspecto importante a destacar en la gestión de un gabinete es el control de los costes derivados de nuestra actividad.
El coste de producción es aquel que se necesita para generar bienes y está relacionado con el producto a fabricar.
La información requerida por la empresa se basa en los costes e ingresos necesarios dependiendo del valor de los productos, así como en los costes e ingresos de las decisiones futuras. Se clasifican por categorías:
— Los componentes de un producto.
— La relación con el volumen y la producción.
— La cabida para asociar un producto.
— El departamento donde se incurrieron.
— Las actividades que se realizan.
— La fecha en que se van a cargar los costes y cuándo se ingresará.
— La relación entre la toma y control de decisiones y los planes que se llevarán a cabo.
Los costes de producción son los necesarios para llevar a cabo un propósito. La diferencia entre el coste y el ingreso de producción indica el beneficio bruto, por lo cual, la finalidad económica de una empresa está relacionada con el ingreso y el coste de producción de los productos vendidos.
El coste de producción tiene dos características: la primera es que para elaborar bienes se debe gastar y esto significa que se va a originar un coste; y la segunda es que los costes deben ser tan bajos como sea posible, eliminando todo aquello que no se necesite.
Es recomendable tener un esquema de mantenimiento aceptable que eliminaría quizás el 80% del riesgo de roturas de artículos. Aun así, no es aconsejable la compra de audífonos de calidad baja para reducir el coste de la materia prima, es preferible recortar gastos por otro lado.
En la mayoría de los países y, sobre todo, en aquellos en vías de desarrollo, se analiza la importancia del coste de producción, ya que una variación en el precio de venta tendrá un impacto inmediato sobre el beneficio bruto. Por consiguiente, las variaciones o aumentos en los precios de venta, con frecuencia son vistos como la variable que cobra más importancia junto con el coste de la materia prima, en especial cuando existen grandes variaciones del precio.
Otro aspecto importante a tener en cuenta en este apartado es el flujo de caja, ya que es la clave en los estudios de los costes y la rentabilidad. Estos análisis son buenos para entender el flujo de dinero que se produce en una empresa.
El beneficio bruto de un proyecto es la diferencia entre el ingreso y el gasto generado para producirlo, almacenarlo y liquidarlo, incluyendo la reserva de depreciación y las garantías que se deben dar con el producto.
Los costes de producción se pueden dividir en dos apartados; variables y fijos:
A. Costes variables: son proporcionales a la producción.
— La mano de obra.
— El componente principal.
— Supervisión, servicios y mantenimiento.
— Regalías y patentes.
— Embalaje
B. Costes fijos: son independientes de la producción.
— Costes para la inversión y costes indirectos como puede ser la depreciación.
— Seguros, financiación y otros gravámenes.
— Impuestos.
— Gastos básicos como pueden ser I+D, contabilidad o consultoría.
— Costes de dirección y administración.
— Costes de ventas y distribución.
Además de lo expuesto también están los costes semi-variables que son aquellos que no son ni fijos, ni están relacionados con la producción.
2. Gestión de proveedores, fichas, cuadros comparativos
Para poder iniciar cualquier actividad, las empresas necesitan aprovisionarse de ciertos materiales y prestaciones como pueden ser seguros, telefonía, materias primas, etcétera. Y para ello, se necesita el contacto con proveedores, los cuales serán los que nos abastecerán de los productos necesarios para vender en nuestra empresa.
El beneficio bruto de un proyecto es la diferencia entre el ingreso y el gasto generado para producirlo, almacenarlo y liquidarlo, incluyendo la reserva de depreciación y las garantías que se deben dar con el producto.
Para dar con el adecuado, se debe de realizar un proceso de selección de distintos proveedores que se ajusten a nuestras necesidades y, normalmente, esto se realiza en el departamento de compras. La finalidad de esta selección es realizar una lista con las compañías que fabriquen el producto que más nos convenga para solicitarles información sobre los mismos y poder elegir el que más nos interese.
Antes de decidir dicho proveedor, se debe de tener en cuenta si la materia prima que queremos ofertar es de la calidad que deseamos para poder competir con el resto de los centros auditivos, ya que no todas las marcas de audífonos tienen el mismo resultado ni la misma calidad.
No es aconsejable tener a un solo proveedor; es preferible distribuir nuestras compras entre varios distribuidores para que la empresa no se quede sin abastecimiento si uno falla o si surge un problema con el mismo. Dar con los proveedores adecuados no tiene un gran coste económico para la empresa, solamente se empleará el tiempo dedicado por las personas encargadas de la selección y en un futuro, puede ser un ahorro para la empresa si se acierta con el idóneo.
Antes de comenzar la búsqueda hay que saber cuáles son los productos que se necesitan conseguir, cuánta cantidad se necesita y qué tipo de calidad queremos ofrecer, comparando artículos similares o de iguales propiedades.
En cuanto a audífonos se refiere, lo más aconsejable es ir solicitando mercancía «bajo pedido»; o sea, cuando entre un paciente en la tienda, se entrega un presupuesto y si este nos lo acepta, se procede a su encargo para evitar acumular mercancía permitiendo así una adecuada gestión de la empresa y no comprar por comprar, sobre todo si estás empezando y no tienes una cartera de clientes.
Hay varios puntos de partida para la búsqueda del proveedor ideal y los peores contratiempos se producen al inicio de la actividad, ya que se debe de emplear una gran cantidad de tiempo para encontrar los adecuados. Si por el contrario, la empresa lleva un tiempo en funcionamiento y no está contenta con los proveedores que tiene, debe empezar de nuevo con una criba en el análisis de la selección. Por último, otra situación que nos puede llevar al punto de partida es el querer ampliar el número de proveedores para poder comparar acuerdos comerciales, evaluar y seleccionar otro producto distinto.
Las formas más frecuentes para recabar información de los proveedores son las visitas programadas con comerciales o a través de la solicitud de catálogos de los productos a las empresas, para poder comparar con los de las que ya conocemos.
Una vez se hayan valorado todas estas cosas, se procede a la reducción y selección del proveedor que más puede interesar, descartando los que no encajen con lo que se busca, bien sea por afinidad o por la calidad del producto, de esta forma, reducirás considerablemente las opciones hasta alcanzar lo que deseas.
No es aconsejable tener a un solo proveedor; es preferible distribuir nuestras compras entre varios distribuidores para que la empresa no se quede sin abastecimiento.
Como se viene diciendo hasta el momento, los pedidos han de estar distribuidos entre los pocos proveedores seleccionados para asegurarte de que siempre tendrás producto si uno de ellos no cumple con lo que debiese. De esta forma se evita un desabastecimiento de la empresa con el consiguiente perjuicio económico o descontento del cliente por no obtener lo deseado en el momento preciso.
Es aconsejable cotejar en un cuadro o un Excel las características de los proveedores preseleccionados para así proceder a la selección de aquel que ofrezca un producto con las mejores condiciones y la mejor relación-calidad precio.
Se debe de tener fichas, tanto de los proveedores como de los clientes, y para eso se necesita un correcto almacenamiento de datos.
Existen leyes que regulan el tratamiento de los datos personales, y en el caso de la salud, es necesario tener en cuenta la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos para establecer un sistema que cumpla la misma. Es muy importante que se cumpla esta reglamentación, ya que las sanciones son elevadas. Asimismo, las fichas deben estar guardadas en un fichero bajo llave y solo deben ser utilizadas por el personal que trabaje en el establecimiento; nunca se deben facilitar los datos a terceros.
También se debe contar con un plan de tratamiento de incidencias, ya que por ley, se deben tener hojas de reclamaciones a disposición de los pacientes, lo que a su vez nos lleva a planificar el tratamiento y gestión de dichas hojas.
Por lo tanto, es conveniente describir qué pasos se han de seguir si hay una reclamación por parte de un cliente o en caso de incidencia con el material empleado, así como las medidas a tomar ante un uso inadecuado del mismo.
Esta ley también obliga a tener un libro donde se detalle cuáles son las prescripciones que realizamos a nuestros pacientes. Cualquier cambio que se haga debe quedar registrado y firmado por el gerente o el director de la tienda.
Es conveniente describir qué pasos se han de seguir si hay una reclamación por parte de un cliente o en caso de incidencia con el material empleado.
3. Documentos de los diferentes impuestos de Hacienda y cumplir con el calendario fiscal pertinente
Como en cualquier país, los tributos (dinero que los ciudadanos están obligados a pagar por ley) son parte esencial para que un Estado pueda funcionar y mantener así todas las necesidades públicas que se requieran.
Dichos tributos se clasifican en: impuestos, tasas y contribuciones especiales. Destacamos en este apartado los impuestos, ya que son los más importantes pues a través de ellos se costean necesidades colectivas y se basan en el poder económico de los ciudadanos.
Tanto si eres autónomo como sociedad, deberás tener también en cuenta este gasto, y no solo las facturas.
Los principales impuestos que hay en España son los siguientes (los textos normativos que se citan a continuación están disponibles en la web de la Agencia Tributaria por si deseas profundizar en ellos):
A. Impuestos directos:
— Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (Ley 35/2006 de 28 de noviembre y Real Decreto 439/ 2007 de 30 de marzo).
— Impuesto sobre la Renta de no Residentes (Real Decreto Legislativo 5/2004, de 5 de marzo y Real Decreto 1776/2004, de 30 de julio).
El IVA carga las prestaciones de bienes y servicios efectuadas por empresarios y profesionales y también las importaciones dentro y fuera de la Unión Europea.
— Impuesto sobre Sociedades (Ley 27/2004, de 27 de noviembre y Real Decreto 634/2015, de 10 de julio, por el que se aprueba el Reglamento) Recae en el beneficio que se logra de una actividad empresarial a nivel de sociedades. Pertenece al beneficio neto.
— Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones (Ley 29/1987, de 18 de diciembre, y Real Decreto 1629/1991, de 8 de noviembre).
— Impuesto sobre el Patrimonio Ley 19/1991, de 6 de junio.
B. Impuestos indirectos:
— Impuesto sobre el Valor Añadido, IVA (Ley 37/1992, de 28 de diciembre, y Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre).
— Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (Real Decreto Legislativo 1/1993, de 24 de septiembre y Real Decreto 828/1995, de 29 de mayo).
— Renta de Aduanas (Reglamento (UE) 952/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 9 de octubre de 2013).
— Impuestos Especiales (Ley 38/1992, de 28 de diciembre y Real Decreto 1165/1995, de 7 de julio).
Hay que cumplir con el calendario fiscal que comienza en el mes de abril, y al llegar el período de declaración en los meses de mayo a junio del año posterior, se tiene que restar todo lo que se ha ido pagando en el año en concepto de retenciones.
La obligatoriedad de mostrar autoliquidaciones periódicas según el impuesto y el obligado tributario puede ser:
— Cada tres meses: para trabajadores individuales en estimación objetiva o directa, sociedades, profesionales y entes sin personalidad jurídica.
— De forma anual: para trabajadores individuales, sociedades, profesionales y entes sin personalidad jurídica con altos ingresos (empresas grandes) y para sujetos pasivos del IVA, que lleven de forma obligatoria los libros registro a través de la Sede electrónica de la AEAT y las Administraciones públicas, incluida la Seguridad Social.
4. El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y el recargo de equivalencia
El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) es el impuesto indirecto que más relevancia tiene y afecta a las ventas, de modo que recae sobre las personas que compran un artículo.
El recargo de equivalencia es un tipo de IVA que se aplica a pequeños comercios, ya sean comunidades de bienes o personas físicas, pero nunca se aplica a sociedades.
A diferencia del IRPF, el IVA no se aplica de manera individual, por lo que es igual para todas las personas que adquieren un producto o servicio.
El IVA carga las prestaciones de bienes y servicios efectuados por empresarios y profesionales y también las importaciones dentro y fuera de la Unión Europea. Eso sí, quienes se relacionan con Hacienda y deben pagar las cuotas son los empresarios y profesionales, que no son los que sostienen en su patrimonio el impuesto. Entonces, los que realmente pagan este impuesto son los consumidores finales, que pagan el IVA, generalmente, incluido ya en el precio del artículo o servicio que adquieren.
Si hablamos de las Islas Canarias lo que se aplica en esta zona es el Impuesto General Indirecto Canario (IGIC), por lo tanto no pagan IVA porque ya se aplica este impuesto que es similar. Tampoco se paga el IVA en Ceuta y Melilla, que se sustituye por el Impuesto sobre la Producción, los Servicios y las Importaciones en Ceuta y Melilla (IPSI).
Los empresarios pueden deducir dicho impuesto abonando en la adquisición de bienes y servicios lo que incorporen a su actividad profesional o de trabajo. Con esto se controla que se cumpla con los tributos, pues los empresarios tendrán así gran interés en expedir facturas de sus compras para poder justificar sus deducciones.
Este impuesto se regula mediante la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, y en el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre. Estos textos están disponibles en la web de la Agencia Tributaria si se necesita más información.
En este apartado también hay exenciones, es decir, operaciones en las que no surge el deber de tributar. Es el caso de la hospitalización y asistencia sanitaria pública, dentistas, asistencia social, educación en la infancia y juventud…
Existen distintos tipos de IVA: un tipo impositivo general del 21% (ciertos complementos auditivos llevan este impuesto, como pueden ser productos específicos para limpieza de audífonos, pastillas secantes, etc.); y dos que tienen reducción del 10% y del 4% que se atribuyen a ciertos bienes o servicios de uso general o de primera necesidad. El 10% se aplica, entre otros, a la vivienda, gafas y lentillas, audífonos, tapones de baño o anti-ruido, moldes a medida o a ciertos transportes o servicios de hostelería. Por su parte, el 4% se aplica a alimentos básicos (fruta, leche, huevos…) libros, medicinas, vehículos para personas con discapacidad, etc.
El IVA se caracteriza por ser un impuesto de gran capacidad de recaudación y es general y neutro. Desde la perspectiva redistributiva, el IVA no entiende de circunstancias personales y grava por igual a todos las personas, pero se puede compensar a través de un adecuado nivel de provisión pública de bienes y servicios mediante una diferenciación de tipos de gravamen que reduzcan la carga fiscal sobre los artículos de primera necesidad, sometiendo a los artículos de alta ostentación a una mayor cuota que para el resto.
Recargo de equivalencia
Es un tipo de IVA que se aplica a pequeños comercios, ya sean comunidades de bienes o personas físicas, pero nunca se aplica a sociedades.
No se atribuye a actividades de comercios grandes, servicios o empresas industriales. Si un 20% o más de la facturación se realiza a autónomos o empresas se tiene que aplicar el régimen general de IVA y no el recargo de equivalencia. Aunque hay excepciones que nos permiten eludir este régimen, por ejemplo si más del 20% de nuestra facturación se realizará a autónomos o empresas se puede aplicar el régimen general del IVA en el ejercicio fiscal siguiente. Se puede mantener entonces en el período del año fiscal siguiente siempre y cuando mantengamos este porcentaje, pudiéndose justificar con las facturas y documentos correspondientes. Y si se realiza una venta, es el proveedor del producto el que repercute el recargo de equivalencia. Sucede igual que con el IVA, con la particularidad de que se añade por separado al IVA y según el tipo impositivo quedando de la siguiente manera:
— Para el tipo de IVA del 21%, el recargo es del 5,2%.
— Para el tipo de IVA del 10%, el recargo es del 1,4%.
— Para el tipo de IVA del 21%, el recargo es del 0,5%.
En definitiva, en la factura se verá reflejada la base imponible, el IVA y, en función de este impuesto, un recargo de equivalencia que también se calcula sobre la base imponible.
5. Aplicación específica de programas informáticos de gestión y facturación.
Un programa de facturación es un software informático que sirve para gestionar y controlar el envío, recepción de facturas y servicios entre autónomos y compañías, permitiéndote crear y enviar facturas a tus clientes de manera sencilla e intuitiva.
Un programa de facturación es un software informático que sirve para gestionar y controlar el envío y recepción de facturas entre autónomos y compañías, de manera sencilla e intuitiva.
Toda gestión y economía de una empresa o de un autónomo debe de estar documentada, tanto por motivos contables como fiscales, y se justifica todo movimiento de la compañía a través de las facturas (documento legal que acredita un intercambio de bienes o servicios).
Los programas de facturación incluye plantillas de factura con todos los contenidos principales que dicta la normativa de facturación, que engloba lo siguiente:
— Fecha de emisión y el número que se le asigna por defecto a la factura.
— Datos personales tanto del que emite como del que recibe dicha factura.
— Los impuestos que se deban aplicar, tanto el IVA como el IRPF.
— Cuota tributaria y el importe total.
— Descripción de las operaciones incluyendo los servicios que se prestan con el precio unitario antes de impuestos y número de unidades para que se pueda calcular la base imponible correctamente.
Así mismo, un programa destinado a la facturación puede incluir además, elementos en la factura para promocionar la profesionalidad de la empresa o del autónomo.
Otro dato para destacar es el diseño de la factura, ya que hace de la misma un instrumento no solo estéticamente bonito, sino también más flexible, que permite modificar parte de la estructura de la plantilla, sin alterar sus contenidos obligatorios.
La contabilidad es un aspecto esencial de la facturación: facilita con ello, los registros, tanto de gastos como de ingresos, y los balances de cómo está progresando la empresa.
Cabe decir también que toda factura debería ir firmada y sellada como garantía y autenticidad de esta.
Además de la emisión de facturas, los programas de facturación también permiten administrar otras cosas esenciales para un autónomo, como puede ser:
— El registro de los gastos de la empresa (tickets, recibos, facturas de proveedores…).
— Sistema OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para registrar información esencial de los gastos.
— Lista de proveedores y clientes.
— CRM de clientes (CRM es la sigla utilizada para Customer Relationship Management) que es el conjunto de estrategias de negocio y tecnologías enfocadas en la relación con el cliente.
— La emisión de presupuestos, albaranes, facturas en otros idiomas, facturas multidivisa, facturas impagadas o facturas de abono.
El objetivo de todo esto es poder facilitar toda la información relacionada con la empresa y así poder controlar, centralizar y procesar todo el papeleo que concierne al negocio, ya que no hay factura posible que no esté relacionada con un proveedor o un paciente.
De este modo, los softwares ofrecen una visión general relacionada con la actividad económica de la empresa, como los proveedores, los clientes, los impuestos, las compras o las ventas.
Es relevante que se tengan en cuenta estos componentes y otros criterios a la hora de elegir un programa adecuado de facturación para el establecimiento, ya que la contabilidad es un aspecto esencial de la facturación. Facilitan con ello, los registros tanto de gastos como de ingresos y los balances de cómo está progresando la empresa, tanto de manera negativa como positiva.
Toda gestión de una empresa o de un autónomo debe de estar documentada, tanto por motivos contables como fiscales, y se justifica a través de las facturas.
Por lo tanto, dichos informes ayudan a llevar un mejor control del balance de la situación del centro auditivo, así como de los gastos y beneficios o de los costes de la empresa al final del ciclo contable, permitiendo así tener una mejor supervisión del negocio y con ello, poder tomar decisiones más fructíferas.
Referencias digitales
https://www.hacienda.gob.es/esES/Areas%20Tematicas/Impuestos/Impuestos/Paginas/Impuestos.aspx
https://www.audioprotesistas.org/es/normativa/309
https://www.audioprotesistas.org/es/normativa/292
https://www.audioprotesistas.org/upfiles/normatives/files/A28055.pdf
https://www.iberley.es/resoluciones/resolucion-vinculante-direccion-general-tributos-v2966-21-23-11-2021-11555085
https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2001-3128
https://eugdspace.eug.es/bitstream/handle/20.500.13002/262/%C3%93scar%20S%C3%A1iz%Blanco.pdf?sequence=1&isAllowed=y
https://coooaoptometria.com/2013/12/30/guia-de-funcionamiento-de-los-establecimientos-sanitarios-de-audioprotesis/
Libro «El sonido y la audición» de Widex, tercera edición de 2007
CV autor:
Audióloga / Audioprotesista
Técnico Superior en Audiología Protésica.
Gerente de Auris Audición e Visión.
Escritora colaboradora del libro Gestión de Empresas.
